Tag: management
Depuis plusieurs années, je reçois souvent des demandes concernant mon organisation personnelle et ma manière de faire pour alimenter le blog, produire des contenus à destination de la communauté professionnelle de la veille… Il s’agit de manière plus synthétique, si je reprends l’expression chère à Christophe : mon Personal Knowledge Management.
Voici donc un premier niveau de réponse, qui présente le panorama d’applications, services et outils constituant ma toolbox de knowledge worker. En attendant dans les mois à venir un article dédié au système de veille personnel que j’ai mis en place depuis quelques temps.
Pour commencer, je tiens à préciser que ma plateforme de travail principal fonctionne sous MAC et en SaaS/en ligne pour le reste. Ce qui ne m’empêche pas de travailler à l’aise sous Windows. Et comme tout bon knowledge worker du 21ème siècle, la mobilité et l’attribut nomade sont deux caractéristiques intrinsèques, et donc j’utilise aussi certains services pour plateformes mobiles (Android / iPad).
Pour un confort de lecture et dans un souci d’exploitation opérationnelle, j’ai organisé ma boîte à outils en plusieurs rubriques.
Organisation et recherche
Pour gérer mes contacts sur l’ensemble des interfaces dont je dispose, avec en plus, une mise en relation intelligente entre les contacts, leurs sociétés, projets, mails, documents…je fais appel à l’application Relationship (Payant avec période d’essai). Outre l’interface ergonomique et bien centrée usage, cette application dispose de fonctions de recherche, de filtrage et de catégorisation à la volée avec une synchronisation directe : Mail/Outlook, iCal pour les évènements, les services Google…
De part mon métier, plusieurs tâches/actions voient le jour en fonction de mes lectures, projets, productions… Pour cela, j’utilise un gestionnaire de tâches intuitif et discret, portant le nom de Chek Off (gratuit). Il s’installe discrètement dans la barre de menus et me permet de consigner rapidement les actions à faire avec un minimum de catégorisation et de gestion par les couleurs.
Pour mes références bibliographiques, je fais appel à EndNote (Payant avec période d’essai), une application dédiée à la gestion et l’organisation des bilbiographies : intégration automatique dans la suite Office, alimentation depuis les recherches sur les bases de données scientifiques et depuis les recherches Web, édition et publication dans des formats métiers… Elle est par ailleurs compatible avec Zotero et Reference Manager.
Par ailleurs, l’organisation en dossiers avec des arborescences plus ou moins détaillées, est toutefois rigide. Pour combiner vitesse et souplesse de recherche, j’utilise Leap (Payant), une sorte de moteur de recherche Très avancée 
avec des croisements de paramètres, une visualisation à la volée, une interrogation par similarité…
Par ailleurs, je fais appel à Mind Manager (Payant avec période d’essai) pour l’organisation en amont de certains projets ou de certaines productions, car il permet de disposer d’une vision globale et synthétique de l’envergure d’un projet, de ses étapes et son contenu… Même s’il est possible d’aller beaucoup plus loin avec, je le mobilise personnellement et spécifiquement sur le volet d’organisation.
Capitalisation et mémoire
Pour la gestion des signets/favoris/bookmarks, j’utilise Diigo (Gratuit) : puissant, intuitif, permet de gérer finement la confidentialité de certains contenus/échanges et surtout, offre la possibilité d’alimenter régulièrement mon blog avec la sélection de la semaine. Sans oublier bien évidemment son intégration dans Chrome, iPad et Android, ce qui fait qu’il est toujours possible pour moi de sauvegarder les liens utiles et pertinents depuis n’importe quelle interface.
Pour les fichiers volumineux, j’utilise le service de sauvegarde en ligne Dropbox (Gratuit pour 2 Go), qui dispose d’applications dédiées pour Windows et iPad, ce qui fait que je peux à tout moment accéder et récupérer mes fichiers, tous formats confondus.
Pour les publications sur Demain la veille, j’utilise Transmit (Payant avec période d’essai), un client FTP sécurisé (je vous conseille par ailleurs d’éviter l’utilisation de Filezilla, puisqu’il capitalise en clair et sans cryptage vos mots de passe sur votre machine…).
Quant aux prises de notes, annotations et autres sauvegardes à la volée, je fais appel à Evernote (Gratuit), disponible via une extension Chrome, une application iPad et une application Android. La capture du contenu peut se faire en full text, avec la possibilité de l’annoter. Quant aux captures mobiles, il est tout à fait possible d’indexer leurs contenus via le système d’OCR assez puissant dont dispose Evernote.
Mobilité
Pour la lecture de mes flux RSS, j’utilise NewsRob sous Android (Gratuit), qui se synchronise directement avec Google Reader, ainsi que Reeder pour iPad (Payant) qui offre une expérience riche de lecture avec un confort de visualisation édifiant, sans oublier les fonctionnalités de partage dont il dispose (Twitter, Facebook, Instapaper, Mail…)
Pour les ebooks et autres documents PDF, je fais appel à iBooks sur iPad (Gratuit) couplé à GoodReader (Payant) : annotations, recherche full texte, système de signets…avec connexion aux serveurs mails, Dropbox ou FTP.
Pour mes productions de texte en brut, débuts de réflexions et autres gribouillages c’est l’application PlainText (Payant), sans fioritures, ni mise en page… que l’essentiel.
Veille
Pour certaines productions de fond, je préfère la lecture papier, et dans ce cas précis, l’extension Readability (Gratuit) me permet de « nettoyer » un article/texte de tous ses attributs nuisibles : publicité, flash, images…
Quant à la pièce fondamentale et le coeur de ma surveillance du Web, j’utilise Google Reader (Gratuit), le lecteur de flux RSS en ligne le plus adéquat à mes besoins : mobilité, recherche avancée, archivage, stabilité et vitesse. Tout y passe ou presque : Blogs, Presse, Revues, Recherches Google…
Pour Twitter, j’utilise l’application Mac Echofon (Gratuit) qui propose dans une interface simple et efficace une gestion optimale de plusieurs comptes Twitter, ainsi que sa timeline de manière intelligente, via le menu contextuel ou les raccourcis. Sur iPad je fais appel à l’application officielle de Twitter et sur Android, j’ai opté pour Seesmic (Gratuit).
Production
Pour les cartographies, outre Keynote et PowerPoint, je fais appel à Sketch (Payant avec période d’essai) pour les dessins vectoriels. Facile à prendre en main, disposant d’une bibliothèque riche et offrant des possibilités variées d’exportation des résultats, Sketch me sert régulièrement à joindre l’utile à l’agréable lors de l’élaboration de mes infographies.
Pour les publications, notamment les articles de blog, j’utilise Ommwriter (Gratuit), une application qui m’a interpellé depuis près de 2 ans, puisqu’elle se concentre sur le plus important : l’écriture. Pas de mise en page, pas de notifications nuisibles, avec un fond sonore au choix entre l’eau qui coule et les brises d’air.
Sécurité
Pour brouiller les pistes de mes communications électroniques et changer « d’identité de connexion » je fais appel à Vidalia (Gratuit), l’application du projet Tor.
Quant à la gestion des mots de passe, licences et autres codes d’accès, mon coffre fort s’appelle 1Password (Payant avec période d’essai). Disposant d’une ergonomie édifiante, et intégrée à la navigation en ligne, il permet de gérer l’ensemble des codes de sécurité utilisé par un individu, et propose même d’en générer, avec des niveaux de puissance assez élevés. L’accès aux codes se fait par le biais d’un mot de passe maître.
Enfin, pour éviter les connexions indésirables et autres intrusions, je fais appel à Little Snitch (Payant avec période d’essai), un gestionnaire de connexions réseaux plutôt efficace : pour chaque application je précise ce qui est possible de faire en termes de communication via Internet ainsi qu’en matière de gestion des fichiers et des identités qui transitent via le Web.
Bien sûr, il ne faut pas oublier les services et applications « de base » comme Gmail, la suite Office…J’espère que cette revue vous a est utile, et si vous avez des questions particulières, des propositions ou des avis, n’hésitez pas à m’en faire part.
L’ADBS vient de lancer son enquête sur les métiers et salaires des professionnels de l’information. A travers cette nouvelle édition de son enquête emplois/salaires, l’ADBS sollicite les acteurs de l’infodoc et tous les professionnels qui concourent aux processus de gestion de l’information, de l’informatique au marketing, en passant par la veille stratégique, l’intelligence économique, la communication et le web.
Si vous êtes veilleur, documentalistes, responsable d’une fonction info-documentaire ou professionnel de l’information, n’hésitez pas à investir une dizaine de minutes de votre temps pour participer à cette enquête.
N’hésitez pas à la faire connaître autour de vous : la qualité des résultats dépendra d’une large participation et tous les professionnels ont à gagner d’une meilleure connaissance de leurs pairs et de leurs partenaires dans les organisations !
C’est le titre d’un article intéressant paru dans le n° de septembre de la fameuse Harvard Business Review. L’auteur revient sur la problématique d’information overload, appelée en français l’infobésité, c’est à dire l’état de surabondance d’informations.
Il est évident que de nos jours, le volume des données disponibles et des informations produites est pharaonique, colossal, extraordinaire, et ça ne cesse de croître. Toutefois, avec un peu de recul, cet état d’infobésité existe même avant Gutenberg 
Le cerveau humain a toujours été dépassé par le volume des productions informationnelles : à l’époque de l’imprimerie, à l’époque du papier carbone, à l’époque des photocopieurs, à l’époque du fax…et maintenant avec les médias sociaux où tout un chacun est capable de publier du contenu avec un minimum d’efforts et de connaissances techniques.
La nouveauté de cette époque à mon avis réside dans la multiplication des canaux et des supports de diffusion, ce qui contribue à solliciter notre état d’attention de manière très intense. L’auteur de l’article parle désormais des ‘Orphelins du BlackBerry’, en référence à ces enfants, délaissés (momentanément) par leurs parents pour consulter les derniers mails sur leurs BlackBerry.
L’article présente par ailleurs quelques chiffres intéressants (pour ne pas dire alarmants ):
- 60% d’utilisateurs américains vérifient leurs mails dans la salle de bain (Etude AOL)
- 1/3 des mails reçus dans un cadre professionnel ne servent pratiquement à rien (Etude Intel)
- il faut 24 minutes pour se remettre d’une micro-coupure d’attention comme une alerte facebook ou MSN
Les propositions de l’auteur ?
- Faire appel aux technologies avec un usage qualifié/raisonnable
- Un nouvel état d’esprit : il faut faire avec, il ne faut pas courir derrière l’information
- Un accompagnement au changement dans le cadre professionnel
Indépendamment de leurs origines, les gestionnaires de la connaissance auront pour principales missions de favoriser le partage et la transmission des savoirs, connaissances – ou toute autre donnée jugée utile à être capitalisée – pour accroître l’expertise individuelle et collective.
Pour l’aider à atteindre cet objectif, le knowledge manager pourra s’appuyer sur des outils (réseaux sociaux, wikis/blogs, moteurs de recherche spécialisés, espaces de travail collaboratif…), en veillant à ne jamais les faire passer devant les individus. Mais en les mettant au contraire toujours à leur service, au risque de créer des tensions. Ces dernières pouvant toutefois être - et le plus souvent – gommées par l’efficacité de la démarche KM et son organisation.
Journal du Net (13/02/09)
Depuis quelques temps, disons 2 ans ou un peu plus, on commence à parler de l’identité numérique, des traces numériques, de la gestion de la réputation, de la e-réputation, du reputation management… Et avec les applications diverses et variées du Web 2.0 et des réseaux sociaux plus particulièrement (personnels comme Facebook et Myspace ou professionnels comme Linkedin), la question devient très récurrente. Comment nettoyer les traces numériques ? Comment construire son image ? Comment mettre en oeuvre une démarche de Personal Branding ? et j’en passe…
C’est vrai que c’est important de nos jours de faire attention à tout ça, et à bien maîtriser et gérer sa communciation en ligne (il y a une différence entre maîtrise et gestion ) ! Vis à vis des recruteurs, des collègues de travail, des « amis », des proches, ou encore des « autres », il est très utile d’être au point Sauf que cette problématique est facilement maîtrisable avec les outils et méthodes disponibles actuellement ! D’où ma réflexion depuis quelque temps, sur une autre problématique assez proche mais fondamentalement différente qui est l’identité numérique Post Mortem.
Qu’est ce que l’identité numérique Post Mortem (INPM) ? Il s’agit de la gestion de l’identité numérique après la mort de l’individu propriétaire. Des exemples ? en voilà quelques uns :
- Une personne dispose d’un compte Facebook, avec des images, messages et autres types de contenu…elle décède !! Que fait-on de son compte et son contenu ? Qui peut s’en charger ? Qui peut récupérer ses contenus ? On imagine bien le cas où une personne disposant d’un bon niveau de notoriété soit la cible de messages diffamatoires après sa mort ! Sur son mur par exemple !
- Les comptes pro sur Linkedin / Viadeo contiendront des informations relatives à l’employeur actuel lors du décès de la personne ! Que faire dans ce cas ?
- Les mails sur les messageries Gmail, Yahoo… Que faire de leurs contenus, de leurs conservation ou destruction ?
- Les mots de passe divers et variés (hors ceux de la CB, de l’immeuble et de la voiture ) sont à prendre en compte dans ce type de situation !
- Dans des contextes professionnels, un chargé de communication ou responsable internet, utilise forcément des outils pour améliorer la visibilité de son entreprise (surtout les PME et autres petites structures…), quelles procédures ont été mises en place pour prévenir son décès, et donc le blocage de tous les comptes utilisés ainsi que la reprise de son travail pour assurer une continuité de la mission ?
Pour l’instant, je me pose uniquement des questions, auxquelles j’ai pas encore de réponse précise. C’est un sujet très vaste et complexe, touchant à la fois le juridique, l’organisationnel, la communication mais aussi la technologie.
Un article de Rue 89 intitulé « Qu’est-ce qui arrive aux comptes Facebook après la mort ? » propose quelques références en la matière, mais la réflexion doit être poussée plus loin. J’en profite donc pour lancer une sorte de « réflexion collective » autour de ce sujet avec des blogueurs comme :
N’hésitez pas à faire passer le message, à inviter d’autres gens pour y contribuer
Voici une courte traduction/synthèse commentée d’un article publié par Matt Moore, ex responsable chez IBM et Oracle revenant sur les 5 points à éviter lorsqu’on veut réussir un projet collaboratif, autour d’une application logicielle. Ceci est valable pour la veille, la gestion des connaissances, les communautés de pratique…
- L’absence d’objectif(s) : on suit la tendance, on fait la veille pour la veille, parce que les autres en font, parce que c’est à la mode…On veut tester un wiki, un blog parce qu’on dit, on a entendu que c’est bon pour le collaboratif Le collaboratif n’est pas un objectif en soi ! Il faut que ça s’inscrive dans la chaine de valeur de l’entreprise, que ça aide à la production de résultats mesurables.
- Le fantasme de l’outil magique : si l’outil magique existait, ça se saurait si l’outil magique existait, on serait pas là ! A bon entendeur
- La course à la nouveauté : une nouvelle application vient de sortir en béta, on va la tester et la mettre en place…Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation ! L’usage individuel est totalement différent de l’usage en groupe, même restreint !
- X a adopté la plateforme collaborative ABC : ça ne veut pas dire qu’il n’a pas rencontré de problèmes, ça ne veut pas dire non plus que ça va réussir dans votre entreprise. Le contexte est différent : les métiers, les fonctions, les modes de fonctionnement, les profils des collaborateurs, les priorités…font en sorte qu’on se trouve avec d’autres paramètres divers et variés, qui s’ils ne sont pas pris en compte, risquent de mettre à plat votre projet !!
- Le collaboratif doit se baser sur un certain nombre d’éléments qu’on ne perçoit pas forcément dès le début du projet : confiance, charisme, leadership…Il n’y a pas que l’outil, et heureusement
