Depuis plusieurs années, je reçois souvent des demandes concernant mon organisation personnelle et ma manière de faire pour alimenter le blog, produire des contenus à destination de la communauté professionnelle de la veille… Il s’agit de manière plus synthétique, si je reprends l’expression chère à Christophe : mon Personal Knowledge Management.
Voici donc un premier niveau de réponse, qui présente le panorama d’applications, services et outils constituant ma toolbox de knowledge worker. En attendant dans les mois à venir un article dédié au système de veille personnel que j’ai mis en place depuis quelques temps.
Pour commencer, je tiens à préciser que ma plateforme de travail principal fonctionne sous MAC et en SaaS/en ligne pour le reste. Ce qui ne m’empêche pas de travailler à l’aise sous Windows. Et comme tout bon knowledge worker du 21ème siècle, la mobilité et l’attribut nomade sont deux caractéristiques intrinsèques, et donc j’utilise aussi certains services pour plateformes mobiles (Android / iPad).
Pour un confort de lecture et dans un souci d’exploitation opérationnelle, j’ai organisé ma boîte à outils en plusieurs rubriques.
Organisation et recherche
Pour gérer mes contacts sur l’ensemble des interfaces dont je dispose, avec en plus, une mise en relation intelligente entre les contacts, leurs sociétés, projets, mails, documents…je fais appel à l’application Relationship (Payant avec période d’essai). Outre l’interface ergonomique et bien centrée usage, cette application dispose de fonctions de recherche, de filtrage et de catégorisation à la volée avec une synchronisation directe : Mail/Outlook, iCal pour les évènements, les services Google…
De part mon métier, plusieurs tâches/actions voient le jour en fonction de mes lectures, projets, productions… Pour cela, j’utilise un gestionnaire de tâches intuitif et discret, portant le nom de Chek Off (gratuit). Il s’installe discrètement dans la barre de menus et me permet de consigner rapidement les actions à faire avec un minimum de catégorisation et de gestion par les couleurs.
Pour mes références bibliographiques, je fais appel à EndNote (Payant avec période d’essai), une application dédiée à la gestion et l’organisation des bilbiographies : intégration automatique dans la suite Office, alimentation depuis les recherches sur les bases de données scientifiques et depuis les recherches Web, édition et publication dans des formats métiers… Elle est par ailleurs compatible avec Zotero et Reference Manager.
Par ailleurs, l’organisation en dossiers avec des arborescences plus ou moins détaillées, est toutefois rigide. Pour combiner vitesse et souplesse de recherche, j’utilise Leap (Payant), une sorte de moteur de recherche Très avancée 
avec des croisements de paramètres, une visualisation à la volée, une interrogation par similarité…
Par ailleurs, je fais appel à Mind Manager (Payant avec période d’essai) pour l’organisation en amont de certains projets ou de certaines productions, car il permet de disposer d’une vision globale et synthétique de l’envergure d’un projet, de ses étapes et son contenu… Même s’il est possible d’aller beaucoup plus loin avec, je le mobilise personnellement et spécifiquement sur le volet d’organisation.
Capitalisation et mémoire
Pour la gestion des signets/favoris/bookmarks, j’utilise Diigo (Gratuit) : puissant, intuitif, permet de gérer finement la confidentialité de certains contenus/échanges et surtout, offre la possibilité d’alimenter régulièrement mon blog avec la sélection de la semaine. Sans oublier bien évidemment son intégration dans Chrome, iPad et Android, ce qui fait qu’il est toujours possible pour moi de sauvegarder les liens utiles et pertinents depuis n’importe quelle interface.
Pour les fichiers volumineux, j’utilise le service de sauvegarde en ligne Dropbox (Gratuit pour 2 Go), qui dispose d’applications dédiées pour Windows et iPad, ce qui fait que je peux à tout moment accéder et récupérer mes fichiers, tous formats confondus.
Pour les publications sur Demain la veille, j’utilise Transmit (Payant avec période d’essai), un client FTP sécurisé (je vous conseille par ailleurs d’éviter l’utilisation de Filezilla, puisqu’il capitalise en clair et sans cryptage vos mots de passe sur votre machine…).
Quant aux prises de notes, annotations et autres sauvegardes à la volée, je fais appel à Evernote (Gratuit), disponible via une extension Chrome, une application iPad et une application Android. La capture du contenu peut se faire en full text, avec la possibilité de l’annoter. Quant aux captures mobiles, il est tout à fait possible d’indexer leurs contenus via le système d’OCR assez puissant dont dispose Evernote.
Mobilité
Pour la lecture de mes flux RSS, j’utilise NewsRob sous Android (Gratuit), qui se synchronise directement avec Google Reader, ainsi que Reeder pour iPad (Payant) qui offre une expérience riche de lecture avec un confort de visualisation édifiant, sans oublier les fonctionnalités de partage dont il dispose (Twitter, Facebook, Instapaper, Mail…)
Pour les ebooks et autres documents PDF, je fais appel à iBooks sur iPad (Gratuit) couplé à GoodReader (Payant) : annotations, recherche full texte, système de signets…avec connexion aux serveurs mails, Dropbox ou FTP.
Pour mes productions de texte en brut, débuts de réflexions et autres gribouillages c’est l’application PlainText (Payant), sans fioritures, ni mise en page… que l’essentiel.
Veille
Pour certaines productions de fond, je préfère la lecture papier, et dans ce cas précis, l’extension Readability (Gratuit) me permet de « nettoyer » un article/texte de tous ses attributs nuisibles : publicité, flash, images…
Quant à la pièce fondamentale et le coeur de ma surveillance du Web, j’utilise Google Reader (Gratuit), le lecteur de flux RSS en ligne le plus adéquat à mes besoins : mobilité, recherche avancée, archivage, stabilité et vitesse. Tout y passe ou presque : Blogs, Presse, Revues, Recherches Google…
Pour Twitter, j’utilise l’application Mac Echofon (Gratuit) qui propose dans une interface simple et efficace une gestion optimale de plusieurs comptes Twitter, ainsi que sa timeline de manière intelligente, via le menu contextuel ou les raccourcis. Sur iPad je fais appel à l’application officielle de Twitter et sur Android, j’ai opté pour Seesmic (Gratuit).
Production
Pour les cartographies, outre Keynote et PowerPoint, je fais appel à Sketch (Payant avec période d’essai) pour les dessins vectoriels. Facile à prendre en main, disposant d’une bibliothèque riche et offrant des possibilités variées d’exportation des résultats, Sketch me sert régulièrement à joindre l’utile à l’agréable lors de l’élaboration de mes infographies.
Pour les publications, notamment les articles de blog, j’utilise Ommwriter (Gratuit), une application qui m’a interpellé depuis près de 2 ans, puisqu’elle se concentre sur le plus important : l’écriture. Pas de mise en page, pas de notifications nuisibles, avec un fond sonore au choix entre l’eau qui coule et les brises d’air.
Sécurité
Pour brouiller les pistes de mes communications électroniques et changer « d’identité de connexion » je fais appel à Vidalia (Gratuit), l’application du projet Tor.
Quant à la gestion des mots de passe, licences et autres codes d’accès, mon coffre fort s’appelle 1Password (Payant avec période d’essai). Disposant d’une ergonomie édifiante, et intégrée à la navigation en ligne, il permet de gérer l’ensemble des codes de sécurité utilisé par un individu, et propose même d’en générer, avec des niveaux de puissance assez élevés. L’accès aux codes se fait par le biais d’un mot de passe maître.
Enfin, pour éviter les connexions indésirables et autres intrusions, je fais appel à Little Snitch (Payant avec période d’essai), un gestionnaire de connexions réseaux plutôt efficace : pour chaque application je précise ce qui est possible de faire en termes de communication via Internet ainsi qu’en matière de gestion des fichiers et des identités qui transitent via le Web.
Bien sûr, il ne faut pas oublier les services et applications « de base » comme Gmail, la suite Office…J’espère que cette revue vous a est utile, et si vous avez des questions particulières, des propositions ou des avis, n’hésitez pas à m’en faire part.
