Capture d’écran 2013-09-05 à 10.51.07

Trop d’emails ? C’est la faute aux patrons !

C’est ce qui ressort d’une étude expérimentale menée par des chercheurs et consultants, auprès d’une firme anglaise. Chris Brown et Andrew Killick de Modeuro Consulting et Karen Renaud de University of Glasgow sont intervenus auprès d’International Power pour résoudre un problème de gestion de mails. Pour cela, ils se sont inspirés des méthodes Lean et sont remontés à l’origine même du problème, le traitant comme une chaine de production industrielle.

Si le comité de direction de l’entreprise pensait que les collaborateurs passaient trop de temps en gérant les mails et que ça générait un impact négatif sur la productivité de l’organisation, ils ne se doutaient pas qu’ils étaient eux mêmes, en partie, responsables de ce problème.

L’équipe est donc partie de l’hypothèse qu’une réduction des mails sortants/envoyés par les membres du comité de réduction pourrait générer positivement une amélioration dans le flux global de traitement des mails par les collaborateurs. Suivant des modules de formation dédiée, les membres du comité de direction ont adopté de nouvelles habitudes de travail (non sans difficultés!) : limiter les transferts de mails, clarifier les actions et décisions à prendre dans le texte du mail, privilégier la communication verbale pour ce qu’elle apporte en détails au niveau des tonalités, des expressions du visage, etc. Au bout de trois mois, le volume des mails a ainsi baissé de 54% générant une baisse globale des mails au niveau des collaborateurs de 64%.

Sur une année, l’estimation des gains s’élevait à près de 10.400 heures de travail et un taux d’amélioration de productivité de 7%. Le schéma interactif suivant présente pour un volume donné de mails l’impact estimé sur l’ensemble de l’activité des collaborateurs ainsi que les gains de productivité pouvant être réalisés.

Mail Overload

Mail Overload

Articles similaires:

4 Posted on 5 septembre, 2013 by Aref JDEY

Partagez cet article avec la communauté !