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5 avantages des Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) par rapport au mail

Les usages individuels et privés n’arrêtent pas de redéfinir les périmètres de l’entreprise. Les Réseaux Sociaux d’Entreprise sont un bon exemple. D’autant plus que le principal « réseau social historique » de l’entreprise touche à ses limites : la messagerie électronique. Surcharge informationnelle, infobésité, coûts cachés, capitalisation et contraintes légales, autant de problèmes qui sont régulièrement soulevés depuis un moment, et qui deviennent un véritable argumentaire de vente pour les éditeurs des RSE.

Radicati estime dans un rapport (PDF) que la gestion des mails au quotidien, consomme 28% du temps de chaque collaborateur ! McKinsey estime que cette activité est la plus importante en terme de temps passé juste après les activités relatives au poste en question. Sans parler du temps nécessaire pour apporter des réponses aux échanges transmis par mail.

Par ailleurs, vous connaissez certainement ces pratiques contre-productives que sont les mises en copie à tort et à travers de chaque personne impliquée (ou pas) dans le projet, des pièces jointes en bonne et mauvaise version, des quotas rapidement atteints sur les messageries professionnelles, etc.

Tout ceci pour dire que la gestion des mails est un véritable problème aujourd’hui, et que ça coûte cher : en argent, en temps, en attention, en ambiance, etc. Faites un simple calcul : durée moyenne de la rédaction d’un mail de X caractères, multipliée par le coût horaire moyen salarié, multipliée par le nombre de collaborateurs, le tout multiplié par le nombre de jours travaillés par an. La note est vraiment salée !

C’est là où interviennent les RSE précisément, pour résoudre une partie du problème (en en créant probablement d’autres d’ailleurs, mais c’est un autre sujet !).

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  1. Un RSE va permettre de limiter la déperdition de données, dans une logique orientée projet, pas complètement centralisée mais plutôt groupée. Les échanges, demandes de renseignements et de détails, remarques et critiques, etc sont tous tracés et qualifiés (dates/heure/émetteur). Et ça c’est déjà un gain considérable ! De plus, un projet mené à terme est archivé, avec tous ses échanges. Même si les collaborateurs ne font plus partie de l’entreprise.
  2. Un RSE peut amplifier la valorisation des collaborateurs puisque un remerciement (outre le fait qu’il économise un mail ou plus) sera vu par l’ensemble de la communauté, que ça soit sous forme écrite, d’une étoile, d’un like, d’un partage, etc.
  3. Un RSE améliore la gestion agile et souple de projets, avec la panoplie de fonctionnalités à disposition : gestion des tâches, prise de RDV, suivi documentaire, visibilité transverse, etc.
  4. Un RSE doté de fonctions d’édition collaborative aide à éviter les problèmes de gestion des versions, tout comme les problèmes conséquents de gestion documentaire : capitalisation, partage, suppression, archivage, etc.
  5. Un RSE aide à capitaliser les échanges hors-projet, comme les idées, propositions et pistes à explorer, qui sont généralement oubliées dans les fins fonds des messageries personnelles entre un collaborateur et son manager.

Il est évident que cette logique de fonctionnement n’est pas des plus faciles à mettre en oeuvre, car il faut s’attendre à un changement assez radical, qu’il est nécessaire d’accompagner et surtout d’appuyer par le top management, qui doit être le premier à donner l’exemple. Sans cela, les problèmes typiques aux RSE peuvent alors être plus amplifiés et remettre en cause la démarche en entier.

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6 Posted on 9 avril, 2013 by Aref JDEY

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